ניהול זמן הכרחי לכל עסק

תכנון וניהול זמן הוא דבר חשוב מאוד בעולם העסקים ובחיים בכלל. זה נכון לגביכם היזמים והמנהלים בארגון בדיוק כפי שזה נכון גם לעובדים הכפופים אליכם. זמן הוא משאב אשר בסופו של דבר עולה לכם כסף, אתם הרי משלמים על שעות העבודה של העובדים השכירים. וכאשר מדובר על היזמים, המנהלים ובעלי העסק, שם תכנון וניהול זמן הופך להיות דבר יותר קריטי. כמות המשימות שלכם היא אינסופית ותמיד ישנה משימת על שאולי משתנה או מחליפה צורה, אך היא לעולם אינה נגמרת – המשימה לפתח ולקדם את העסק. כאשר אין ניהול משאבים נכון (בהיבט הזמן) אתם עשויים לקרוס, לא רק מבחינת העסק. המשימות ושיחות הטלפון יהפכו למטלה אינסופית אשר גולשת אל תוך שעות הפנאי וחיי המשפחה. סביר להניח שעיקר פעילותכם תתרכז סביב כיבוי שרפות וניהול העניינים השוטפים על חשבון פיתוח העסק.

כאשר אנו מדברים בליווי עסקי על ניהול משאבים, אנו תמיד אומרים שיש לנצל כל משאב ביעילות. אתם שואפים לצמצום הוצאות ומקסימום תוצאות מכל משאב. הזמן הוא משאב לכל דבר ואם אתם לא משתמשים בו נכון אתם מבזבזים את משאבי הארגון. נושא הניהול ותכנון זמן הוא נושא אשר נחקר ברמה אקדמית וישנן מתודות שונות אשר פותחו. פחות מעניינות אותי המתודות האקדמיות, איזו פחות טובה ואיזו יותר טובה. בסופו של דבר על אחד ימצא את הדרך שעובדת הכי טוב בשבילו. מה שכן מעניין אותי כאשר אני מעניק ייעוץ עסקי ומדבר על תכנון עסקי הוא המודעות לנושא הזמן – קודם כל תהיו מודעים לקיומו של הזמן כמשאב בארגון ומשם תגיעו לתובנות מהירות.

ניהול זמן נכון יעזור לכם להגביר את ההספק ולהצליח לעמוד ביותר משימות ולהגשים יותר יעדים וכמובן כתוצאה מזה תוכלו לזכות ביותר זמן למנוחה, חיי חברה ובילויים עם המשפחה.

כל מה שמעניין

איך לבצע יותר מכירות בעסק בלי להשקיע שקל!

ייעוץ עסקי – 7 הטיפים הבסיסיים לכל עסק

תפקידו של בעל העסק

ניהול זמן מתחיל בתכנון זמן

כפי שאמרתי קודם, ישנן מתודות שונות לניהול זמן אבל אם נתמצת את כל המתודות נראה שהן מדברות על אותם הדברים – סדרי עדיפויות, גם ברמה האישית וגם ברמה של מיקוד העסק במשימות החשובות לו כעסק. והדבר השני הוא תכנון זמן. אז בואו נתחיל קודם כל בתכנון זמן.

בדיוק כמו כל תכנון עסקי חשוב שתתכננו את הזמן, זוהי המהות של ניהול זמן. לכאן נכנסים גם סדרי עדיפויות ומיקוד העסק שעליהם נדבר בהמשך, אך קודם כל חשוב שתהייה מול עינכם תמונה מלאה של כל המטלות אשר עומדות על הפרק.

תכנון וניהול זמן נעשה גם ברמה היומית וגם ברמה השבועית חשוב שתהייה לכם תכנית עבודה שבועית המחולקת למשימות יומיות. כמובן שבמהלך יום העבודה ובמהלך השבוע דברים עשויים להשתנות – משימות חדשות עלולות להצטרף ואחרות עשויות להתבטל או לרדת בסולם העדיפויות. במצבים כאלו לא זונחים את תכנית העבודה אלא מעדכנים אותה. חשוב מאוד שחלק מסדר היום שלכם יכלול זמן אותו תקדישו לתכנון וניהול זמן. הקריבו חצי שעה מזמנכם בסוף כל יום לצורך תכנון וניהול זמן. היעילות שתפיקו מכך תגבר אל “אבדן הזמן” שהקדשתם לצורך תכנון וניהול זמן.

הערה חשובה לגבי תכנון וניהול זמן; לפעמים יש לנו משימות עמוסות בפרטים שפשוט מעייפות אותנו ואין לנו ממש חשק לעשות אותן למרות שהן יכולות להיות חשובות מאוד. באופן טבעי אנו נוטים להתחיל מהמשימות הקלות לביצוע אפילו שהן עלולות להיות שוליות בחשיבותן. אין בזה הרבה היגיון, כך אתם מגיעים למצב בו דווקא המשימות המורכבות והחשובות מחכות לסוף היום, כאשר אתם חווים עייפות וירידה בריכוז. זוהי בעיה שאנו רואים בקרב רבים הפונים לייעוץ עסקי.

תעדוף משימות

המרכיב השני של תכנון וניהול זמן נוגע לתעדוף המשימות. כאן בא לידי ביטוי מיקוד העסק וזהו חלק חשוב בניהול משאבים. לא לכל המשימות שלכם יש את אותה החשיבות ולכן מוטב שתישקלו היטב באילו משימות אתם משקיעים את האנרגיה שלכם. ברמה העקרונית תרצו להקדיש את מרבית זמנכם למשימות שמביאות לכם את מרבית הערך.

תכנון זמן ותעדוף משימות הם המרכיבים העיקריים של תכנון וניהול זמן. אך ישנן עוד 3 נקודות שברצוני לדבר עליהן והן חלק מהתמונה הגדולה:

הסחות דעת – לפעמים איננו מודעים לכמה זמן הולך לאיבוד בגלל הסחות דעת. לא קל להתמקד במשימות כאשר אתם יושבים מול המחשב וכל רגע נכנס מייל או שיש דברים מעניינים יותר במרחק הקלקה. גם הטלפון הנייד והודעות הוואטסאפ לא מסייעים לכם להיות מרוכזים במשימה. לפעמים אפשר לשים את הטלפון על שקט ולהרגיל את החברים והמשפחה שישנן שעות בהם אתם עובדים ואין להפריע לכם אלא אם כן מדובר במקרה חירום.

האצלת סמכויות – לא את כל המשימות אתם צריכים לעשות בעצמכם. משימות רבות ואפילו חלקי משימות ניתן להטיל על העובדים הכפופים לכם וכך לפנות לעצמכם זמן לדברים אשר באמת חשוב שאתם תבצעו אותם ולא אחרים, כמו למשל הפעולות אשר קשורות לפיתוח העסק.

שודדי זמן – בעסק שלכם לפעמים ישנם שודדי זמן, אלו יכולים להיות לקוחות ואפילו עובדים אשר השיחות איתן אינן מתארכות יתר על המידה. ברוב המקרים מספיקות דקות בודדות על מנת להגיע לסיכומים והחלטות. למדו להציב את גבולות הזמן ופשוט לקצר באלגנטיות.

אם אתם מתקשים בניהול הזמן, או רוצים לדעת יותר, היעזרו ביועץ עסקי. זכרו כי הזמן הוא משאב וניהול ותכנון זמן יביאו לצמצום הוצאות באופן ישיר.