ייעול העסק: צמצום עלויות וניהול משאבים
מטרתו של כל עסק היא להרוויח כמה שיותר ולשם כך עסקים מעוניינים תמיד בהגדלת המכירות. אך הגדלת מכירות היא לא האמצעי היחיד להגדלת רווחיות העסק וייעול עסקי. הגדלת המכירות במקרים מסוימים יכולה להשיג את המטרה ההפוכה, להגדיל את הוצאות העסק ולא את רווחיותו. נשמע תמוה? תארו לכם מצב שעסק הפועל באזור המרכז החליט להפעיל חנות באילת. החנות אמנם מביאה לו מכירות, אך האם המכירות מכסות את העלויות הלוגיסטיות החדשות כתוצאה מפתיחת נקודת מכירה באילת? לא בהכרח, אלו הם דברים שיש לבדוק כאשר מחליטים על מיקוד העסק. הגדלת מכירות היא בהחלט דבר שיש לקחת בחשבון, אך במקביל לשאיפה להגדיל מכירות יש לפעול ליישם ניהול משאבים יעיל יותר וצמצום הוצאות העסק או בקיצור ייעול העסק.נוסיף ונאמר שלשים את הדגש על הפחתת עלויות העסק, זו יכולה להיות אסטרטגיה מעניינת להתמודדות עם משבר כלכלי המפריע להגדיל את המכירות. כמובן שצמצום עלויות העסק זה דבר מורכב, יש כאן אתגר גדול מאוד כיצד לחתור לצמצום עלויות מבלי לפגוע בתפקוד העסק. אם למשל נפטר 10% מהעובדים בוודאי נחסוך בהוצאות כוח האדם. אך האם נוכל לעמוד באותם יעדי מכירות?! הדרכים לצמצום עלויות מטרידות מנהלים רבים, אך כאשר מנהל נכנס לחברה הוא תמיד יודע היכן ניתן לחסוך בהוצאות מבלי לפגוע בתפקוד. הפעם, במאמר זה, הבאנו לכם כמה דרכים ורעיונות לצמצום עלויות העסק, הגדלת רווחיותו וייעול העסק באופן כללי.
דרכים לייעול העסק
1. מיקור חוץ – מיקור חוץ (אאוטסורסינג) נחשב לאחת השיטות היעילות ביותר להוזלת עלויות בארגון ולייעול העסק. למשל אם במקום להעסיק עובדי ניקיון בחברה תפנו לחברה המציעה שירותי ניקיון ותוכלו לחסוך עלויות. במודל כזה תהיה לכם עלות ניקיון קבועה שסוכמה מראש וללא חריגות. החברה המציעה את שירותי הניקיון נהנית מיתרון לגודל והיא מסוגלת לספק לכם שירותי ניקיון בעלויות מופחתות יחסית למצב שבו תנהלו את ענייני הניקיון שלכם בתוך העסק. כך גם תוכלו להיות גמישים במצבת כוח האדם, למשל בתקופות בהן ישנה פחות פעילות עסקית ופחות צורך בעובדי ניקיון תוכלו להפחית את מספרם. אילו עובדי הניקיון היו עובדי החברה הדבר הופך להיות יותר מורכב, הרי גם לפיטורי עובדים ישנן עלויות. מקובל מאוד להוציא למיקור חוץ עבודות שמירה וניקיון, אך בהחלט כל תחום בפעילות העסקית עומד על הפרק. באחריותו של המנהל לבחון את התהליכים הארגוניים ועלום לעומת האלטרנטיבות שהן בין היתר מיקור חוץ. מיקור חוץ יכול אפילו להביא להפחתה בהוצאות האדמיניסטרציה, בעיקר בחברות גדולות.
2. אופ-שורינג OFFSHORING – הדבר מתייחס בעיקר לייצור אך לא רק. במקרים מסוימים משתלם לעסק להעביר את הייצור למדינה זרה. ישנם גורמים שונים המשפיעים המשפיעים על עלויות הייצור, כמו למשל רגולציות, עלויות חומרי גלם, עלויות לוגיסטיות וכו. לפעמים למדינות זרות בהן יש רגולציה שונה ועלויות כוח אדם נמוכות יש יתרון והעברת הייצור אליהן היא דבר משתלם.
3. הקשיבו להצעות עובדים – העובדים המטפלים בתפעול השוטף של הארגון נתקלים בקשיים ובעיות מסוגים שונים. אותם הקשיים שאנו מדברים עליהם הם כשלים ארגוניים הפועלים ביעילות העבודה. במקרים רבים העובדים מציעים רעיונות לשיפור וייעול העסק,אשר באמת יכולים לשפר את התפקוד הארגוני. הם גם רואים היכן יש בזבוז ויכולים לסייע בצמצום הוצאות. מומלץ לשים תיבת הצעות ולבחון אותן ברצינות הראויה, כמו גם לתגמל עובדים אשר הצליחו להביא רעיונות מוצלחים. לכך ישנו גם אפקט משני, כאשר ההנהלה מתייחסת ברצינות להצעות ייעול של עובדים הם מרגישים שדעתם חשובה ושיש להם תא היכולת להביא לשינויים ארגוניים, דבר המגביר את המוטיבציה של העובד.
4. שימוש בטכנולוגיה – השיפורים הטכנולוגיים מאפשרים לנו לבצע תהליכים בצורה יעילה יותר, להוזיל עלויות ייצור, עלויות תפעוליות ולוגיסטיות ולהגיע לייעול עסקי; מתוכנת מחשב לניהול משאבים ועד טכנולוגיות המייעלות את השימוש באנרגיה, כאן ישנו פוטנציאל להפחתת עלויות וייעול העסק.
5. ניהול זמן – ישנם עובדים ומהלים שהם תמיד עסוקים ולכאורה נראה כי הם מנהלים היטב את זמנם ולא מאבדים דקה מיום עבודתם. אך האם הם מנהלים את זמנם נכון? האם הם מתעסקים בעיקר ולא בתפל? על המנהלים לנהל נכון את זמנם ולוודא שהעובדים הכפופים להם מתמקדים במשימות העיקריות. חשוב גם לזהות פעולות ותהליכים ”שודדי זמן“ המפיקים תועלת ארגונית מועטה.
6. תכנון ארוך טווח – משאביו של הארגון מוגבלים ולכן הארגון תמיד חייב לחפש את הדרכים שיבטיחו הקצאת משאבים יעילה. תכנון ארוך טווח יכול לסייע לניהול משאבים נכון וייעול העסק. כאשר לחברה ישנים יעדים ברורים היא יכולה לתכן את המשאבים שיוקצו בצורה טובה יותר. הקו המנחה כאן הוא ROI, כלומר החזר השקעה. בכל היבט יש לבחון את החזר ההשקעה אל מול האלטרנטיבות. תכנון ארוך טווח מסייע לצמצום הוצאות.
תכנית מינוף
לעסקים של
בנאדם אחד
סט הכלים ש ONE
MAN SHOW צריכים
7. הוצאות לספקים – יש לנהל את תקציב הרכש ביעילות ולנהל משא ומתן עם ספקים שונים על מנת לקבל את המחירים הטובים ביותר. יש לחתור למצבים בהם הספקים יהיו בתחרות מתמדת על תקציב הרכש שלכם.
לסיכום, הדרך לייעול עסק עוברת בצמצום עלויות וניהול משאבים נכון. השתדלו להשקיע את עיקר המשאבים במה שמייצר את ההכנסות והפחיתו את העלויות התפעוליות עד כמה שניתן. חישבו על מיקוד העסק, כלומר להתמקד במטרות אשר מביאות את התועלת המרבית. היעזרו באימון עסקי במידת הצורך.